۵ نکته طلایی در تنظیم یک توصیه‌نامه تحصیلی مناسب برای ادامه تحصیل در مقطع کارشناسی ارشد
دانشگاه‌ها در ارزیابی تقاضای شما برای ادامه تحصیل در مقطع کارشناسی ارشد تنها به نمرات و رزومه تحصیلی شما در ارزیابی خود توجه نمی‌کنند. نظر دیگران در مورد فعالیت‌ها، تجربیات و شخصیت شما هم برای آنها حائز اهمیت است. به همین دلیل در اکثر مواقع شما نیاز به توصیه‌نامه تحصیلی برای تکمیل تقاضای خود خواهید داشت. گرچه برخی دانشگاه‌ها قالب مشخصی برای توصیه‌نامه تحصیلی ارائه می‌دهند، ولی در این قالب‌ها اطلاعاتی در مورد اینکه در ارزیابی خود بر چه مواردی تمرکز و تاکید دارند و چگونه ارزیابی میکنند پیدا نمی‌شود. در این بخش به چند مورد مهم در این زمینه می‌پردازیم:
تفاوت توصیه‌نامه تحصیلی (Recommendation Letter) و معرفی‌نامه تحصیلی (Reference Letter) چیست؟
در لیست مدارک لازم برای ارسال درخواست دوره در مقطع کارشناسی ارشد، شما حتما با توصیه‌نامه و معرفی‌نامه مواجه می شوید. احتمالا شما این دو مدرک را مشابه و یکسان می‌پندارید. بعضی اوقات حتی برخی دانشگاه‌ها هم همین برداشت رو دارند، ولی در تئوری این دو کاملا متفاوتند.
- توصیه نامه (Letter of Recommendation) مستقیم از طرف کمیته علمی دوره مورد نظر در دانشگاه یا موسسه آموزشی مربوطه درخواست می شود و بدون اینکه متقاضی آن را مشاهده کند از طرف اساتید مراکز تحصیلی برای دانشگاه مورد نظر ارسال می‌گردد. متن این نامه باید حدود ۳۰۰ تا ۴۰۰ کلمه باشد و میبایست در مورد شخصیت، دستاوردها و توانمدیهای شما از منظر واقعی صحبت کند.
- معرفی‌نامه (Letter of Reference) مستقیم از طرف اساتید یا توصیه‌کنندگان به شما داده می‌شود و شما می‌توانید برای استفاده خود در آینده آن را نزد خود نگه دارید. این نامه معمولا با عبارات ''To Whome if may Concern'' یا ''Dear Sir/Madam'' آغاز می‌شود. و خطاب به شخص مشخصی نوشته نمی‌شود.
از اینرو، غالبا دانشگاه‌ها و مراکز علمی توصیه‌نامه را درخواست میکنند. این یک سند اختصاصی است و باید در مورد شما اطلاعاتی مرتبط با برنامه تحصیلی مورد نظر ارائه دهد.
چه کسی باید از شما توصیه‌نامه را درخواست کند:
جواب سریع و کوتاه این است که بستگی به دوره‌ای دارد که تمایل به ادامه تحصیل در آن را دارید. گاهی دانشگاه‌ها توصیه‌نامه را مستقیم از اساتید یا دیگر اعضای مراکز علمی درخواست میکنند.
اگر شما قرار هست توصیه‌نامه‌ای از استادی دریافت کنید، این سند باید بر مهارت‌ها و دستاوردهای علمی شما تمرکز داشته باشد. اگر نیاز به یک معرفی‌نامه دارید که یکی از اعضای علمی دانشگاه برای شما صادر کند، این نامه میبایست بازتاب‌دهنده مهارت‌های مرتبط با دوره کارشناسی ارشد مورد نظر شما باشد.
مناسبترین انتخاب برای استادی که برای شما قرار هست توصیه نامه ارائه دهد فردی است که حداقل شما را شش ماه می شناسد.
تحت هیچ شرایطی از افراد زیر برای توصیه‌نامه خود درخواست نکنید:
- کسی که کامل و دقیق شما را نمی‌شناسد تا بتواند سوابق علمی و عملی شما را تایید کند
- کسی که احتمالا توصیه‌نامه مناسب و مطلوبی برای شما نخواهد نوشت
از افرادی برای توصیه نامه درخواست کنید که از نزدیک با شما تعامل داشته و بیش از یک درس را با این شخص گذرانده‌اید. و اگر تمایل دارید دانشگاه مورد نظر خود را بیشتر تحت تاثیر قرار دهید حتما از استادی برای توصیه‌نامه درخواست کنید که در زمینه‌ای که شما مایل به ادامه تحصیل هستید تخصص داشته باشد و بتواند اطلاعات متناسب با رشته مورد نظر را ارائه دهد.
ساختار یک توصیه نامه باید به چه شکل باشد؟
توصیه‌نامه یک نامه رسمی است، در نتیجه نمی‌توان در تدوین آن خلاقیت به خرج داد. توصیه کننده باید موارد زیر را رعایت کند:
- مقدمه: اساتید باید خود را معرفی و ارتباط خود با شما را تشریح کنند. همچنین نظر کلی خود در مورد شما و مدت زمانی که شما را می‌شناسند را عنوان کنند.
- متن: در این بخش استاد شما دلایل خود را برای اینکه شما فرد مناسبی برای دوره مورد نظر هستید بیان می‌کند. ذکر پیش‌زمینه تحصیلی، فعالیت‌ها و صفات شخصیتی مرتبط شما، در این بخش لازم است.
- خاتمه: در آخر اساتید با جملاتی قدرتمند توانمندیهای شما را تایید میکنند و در ادامه برای بستن نامه از عبارات استاندارد، نام و نام خانوادگی، اطلاعات تماس و امضا استفاده می‌کند.
پس نهایتا، رموز یک توصیه‌نامه تاثیرگذار چیست؟
۱- از استادتان بخواهید دستاوردها و توانمندیهای متنوعی را عنوان کند
اگر شما باید بیش از یک توصیه‌نامه ارائه دهید، اقدام هوشمندانه این است که هر کدام از آنها جنبه متفاوتی از خصوصیات، دستاوردها و ظرفیت‌های شما را بیان کنند. بطور مثال یکی از این سندها میتواند به پیش زمینه علمی-پژوهشی شما اشاره کند و سند دیگر توانایی فعالیت‌های عملی شما را نشان دهد.
۲- به استاد خود برای ذکر اطلاعات مرتبط و مهم کمک کنید
گرچه استاد با شما آشنایی کامل دارد ولی خیلی بعید است که تمام جزئیات تحصیلی، نمرات و دستاوردهای شما را به خاطر داشته باشد. از اینرو باید کمک کنید و اطلاعات لازم را در اختیار او قرار دهید:
- CV
- لیستی از دستاوردهای تحصیلی، نمرات و بخصوص معدل تحصیلی
- لیستی از فعالیت‌های فوق برنامه و داوطلبانه
- تاریخ دقیق و مهلت ارسال توصیه‌نامه
۳- توصیه‌نامه باید حاوی مثال‌های متعددی از فعالیت‌های شما باشد
توانمندیهای شما نباید فقط لیست شود بلکه باید با مثال‌های مختلف و متعدد همراه باشد و نشان دهد چگونه و چه زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این خیلی جالب نیست که فقط عنوان شود بطور مثال شما توانایی‌های علمی-پژوهشی دارید بدون اینکه نمونه‌ای از پروژه تحقیقی شما عنوان شود.
۴- توصیه‌نامه باید پیشرفت شما در طول زمان را نشان دهد
از آنجاییکه مسئول ارزیابی تقاضای شما کاملا مجرب و متبحر است و درخواست‌های زیادی را مشاهده کرده، برای او توصیه‌نامه‌ای که فقط شما را با عبارات مشخص و تکراری توصیف کرده غیرواقعی به نظر می‌رسد. به همین دلیل، بسیار حائز اهمیت است که استاد مورد نظر از پیشرفت تدریجی شما صحبت کند.
احتمالا زمانی که در دوره کارشناسی شروع به تحصیل کردید فردی خجالتی بودید، ولی در طول سال‌های تحصیل تغییر کرده‌اید و در حال حاضر شما به فردی فعال با ویژگی‌های مثبت برای شرکت در مباحث گوناگون تبدیل شده‌اید.
۵- لحن نامه نباید خیلی خشک باشد
همانطور که گفته شد، توصیه‌نامه سندی رسمی است، ولی این رسمیت نباید با خشکی کلام اشتباه گرفته شود. کمیته ارزیابی پذیرش شما قطعا از توصیه‌نامه رسمی و شخصی شده شما استقبال می‌کند. در نتیجه یک توصیه‌نامه قوی باید دقیقا راجع به شخص شما صحبت کند و از جملات تکراری و کلیشه‌ای که در مورد هر دانشجویی ممکن هست استفاده شود بپرهیزد.
به یاد داشته باشید اگر پذیرش خود را دریافت کردید، حتما در یک نامه رسمی از استاد خود تشکر کنید!
منبع: www.masterportal.com
